Kymmenientuhansien taloyhtiöiden tiedot uupuvat yhä sähköisestä huoneistotietojärjestelmästä – vanhoista paperisista osakekirjoista pitää luopua pikku hiljaa

Leijonanosa suomalaisten omistamien asuntojen ja autopaikkojen osakekirjoista on yhä paperisessa muodossa. Osakehuoneistojen tietojen sähköistäminen on vasta alkuvaiheessa. Tiedot osakkeista sekä niiden omistajista ovat edelleen hajallaan eri taloyhtiöiden järjestelmissä.

Maanmittauslaitoksen mukaan vanhemmat taloyhtiöt ovat siirtäneet tietojaan uuteen sähköiseen huoneistotietojärjestelmään toistaiseksi varsin vähän. Järjestelmään on kertynyt tähän mennessä tiedot noin 9 000 taloyhtiöstä, joista vanhempia eli ennen vuotta 2019 perustettuja yhtiöitä on noin 4 400.

– Vasta hyvin pieni osa osakeluettelojen siirroista on tehty, sanoo johtaja Janne Murtoniemi Maanmittauslaitokselta.

Kaikkiaan Suomessa on yli 90 000 asunto-osakeyhtiötä, joissa on noin 1,5 miljoonaa osakehuoneistoa. Vuoden 2019 alusta lähtien kaikki uudet asunto-osakeyhtiöt on perustettu sähköisesti eikä osakekirjoja ole enää painatettu paperisessa muodossa.

Murtoniemen mukaan meneillään olevassa osakehuoneistojen tietojen sähköistämisessä on kyse merkittävästä muutoksesta suomalaisessa yhteiskunnassa. Esimerkiksi maanomistustiedot ovat olleet jo aiemmin sähköisessä rekisterissä, mutta huoneistopuolella vastaavaa ei ole ollut olemassa.

– Merkittävä osuus suomalaisten omaisuudesta on kiinni asunto-osakkeissa, ja ne tiedot ovat olleet isännöitsijöiden mapeissa, hän tiivistää.

Siirrosta päättää taloyhtiön hallitus

Käytännössä tietojen siirtäminen sähköiseen järjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensin taloyhtiö siirtää osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään, minkä jälkeen jokainen osakas hakee vielä omalle omistukselleen sähköistä omistajamerkintää.

Asunto-osakeyhtiöiden tulee tehdä osakeluettelojensa siirrot ensi vuoden loppuun mennessä. Päätöksen asiassa tekee taloyhtiön hallitus.

– Asunto-osakeyhtiön ei tarvitse muuttaa yhtiöjärjestystään, jotta osakeluettelon siirto voidaan tehdä, painottaa Kiinteistöliiton vanhempi lakiasiantuntija Virpi Hienonen.

Jos taloyhtiöllä on sopimus isännöintitoimiston kanssa talon asioiden hoidosta, osakeluettelon siirto hoituu käytännössä isännöitsijän kautta. Jos isännöitsijää ei ole, taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai muu tehtävään valtuutettu tekee osakeluettelon siirron osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolla olevan siirtopalvelun avulla.

Pienet taloyhtiöt liikkeellä eturintamassa

Tähän mennessä osakeluettelojen siirtoja ovat tehneet ennen kaikkea pienemmät taloyhtiöt. Syy tähän on asiantuntijoiden mukaan pitkälti tekninen eli se, että isommat yhtiöt pyrkivät siirtämään tiedot omistuksista Maanmittauslaitokselle yhtenä isona massana sen sijaan, että jokaista osakeryhmää ryhdyttäisiin näpyttelemään ylös erikseen.

– Tarkoituksena on, että tietoja viedään siirtotiedostona suoraan isännöintijärjestelmästä huoneistotietojärjestelmään. Tästä johtuen siirron sopivasta ajankohdasta kannattaakin keskustella isännöitsijän kanssa. Vasta nyt ensimmäiset isännöintijärjestelmät ovat kehitystyön jälkeen valmiita tähän siirtoon, Hienonen kertoo.

Hienonen varoittaa, että yhtiöjärjestyksen muuttaminen, joka voi olla ajankohtainen ja tarpeellinen syystä tai toisesta, saattaa joissakin tapauksissa hankaloittaa taloyhtiön siirtämistä huoneistotietojärjestelmään. Näin on tilanteessa, jossa isännöintijärjestelmää käyttävät taloyhtiöt tekevät yhtiöjärjestyksen muutoksen Patentti- ja rekisterihallitukselle uudessa sähköisessä muodossa ennen osakeluettelon siirtoa. Tämä estää tietojen massasiirron eli käytännössä siirtotiedoston tallentamisen Maanmittauslaitoksen palvelussa.

– Ennen huoneistotietojärjestelmään siirtymistä yhtiöjärjestyksen rekisteröinti kannattaa hakea joko sähköisessä vanhassa muodossa tai paperi-ilmoituksella, Hienonen sanoo.

Oman omistuksen sähköinen rekisteröinti maksaa

Osakkailla armonaikaa paperisista osakekirjoista luopumiseen on peräti kymmenen vuotta osakeluettelon siirrosta lukien, ellei esimerkiksi asuntoa sitä ennen myydä. Asunnon myynnin yhteydessä uuden omistajan on haettava omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta kahden kuukauden kuluttua kaupasta tai omistusoikeuden siirtymisestä.

Murtoniemen mukaan Maanmittauslaitos ei peri osakeluettelon siirtämisestä maksua, jos siirto tehdään määräajassa. Sen sijaan, kun yksittäinen osakas muuntaa oman omistuksensa sähköiseen muotoon, Maanmittauslaitos laskuttaa rekisterimerkinnästä 60 euroa osakehuoneistoa kohti. Samainen maksu koskee asuntojen ohella esimerkiksi autopaikkoja silloin, kun ne ovat erillisiä osakkeita.

Jos osakas haluaa säilyttää vanhan paperisen osakekirjan myös sen mitätöimisen jälkeen, se onnistuu 10 euron maksua vastaan. Samoin Maanmittauslaitokselta on Murtoniemen mukaan mahdollista halutessaan tilata osakehuoneistotulosteen, jossa näkyy osakehuoneiston sähköinen omistajamerkintä.

Huoli osakekirjan pysymisestä tallessa poistuu

Jos osakekirja on lainan vakuutena pankissa, omistaja voi valtuuttaa pankin tekemään omistuksen sähköisen rekisteröinnin puolestaan. Jos taas osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut, sen kuolettamista pitää hakea käräjäoikeudelta ennen kuin sähköisen omistajamerkinnän hakeminen onnistuu.

Jos osakkeenomistaja ei muuta osakekirjaansa sähköiseen muotoon vaaditussa ajassa, hän menettää osakeryhmän osalta äänioikeutensa yhtiökokouksessa. Äänioikeuden saa takaisin, kun sähköinen merkintä on haettu Maanmittauslaitokselta.

Sähköiseen järjestelmään siirtymisestä on asiantuntijoiden mukaan monia hyötyjä. Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen merkitsee Hienosen mukaan esimerkiksi taloyhtiölle sitä, ettei sen tarvitse enää vastata osakeluettelon ylläpidosta ja pohtia esimerkiksi juridisesti hankalampien omistajanvaihdostilanteiden yhteydessä, milloin osakeluettelomerkintä voidaan tehdä.

Yksittäisen osakkaan näkökulmasta paperisista osakekirjoista luopuminen sujuvoittaa muun muassa asuntokauppaa. Osakkaan ei myöskään tarvitse kantaa enää huolta siitä, että osakekirja pysyy varmassa tallessa.

---

Korjattu klo 6.48: Suomessa on yli 90 000 asunto-osakeyhtiötä, ei noin 89 000 asunto-osakeyhtiötä, kuten jutussa aiemmin kerrottiin.

Etusivulla nyt

Luetuimmat

Palvelut

Ruokapaikka